In Webanizr websites kan je gegevens verzamelen, verwerken en tonen met behulp van formulieren, datasets en de front-end editor. Vaak zijn deze gegevens al aanwezig in Excel. Deze handleiding legt uit hoe je deze gegevens uit Excel in de website kan laden via de back-end.

Open de import-functie

Er zijn 2 manieren om in het cms de import-functie te bereiken. De ene is via een zogenaamde pin, die met een klik direct de export-functie opent. Is deze pin niet aanwezig? Gebruik dan de Zoe zoekbalk. Als je "Importeer csv" invult en op het toverstafje klikt, opent de import-functie.

Bestand in het juiste formaat?

De import-functie accepteert alleen CSV-bestanden. Er is een aparte handldeiding beschikbaar over hoe je gegevens uit Excel omzet naar het CSV formaat.

Het maakt daarbij niet uit of het komma, puntkomma of op een andere manier gescheiden is, aangezien dit bij het importeren ook nog aangegeven kan worden.

Komen er ook vreemde tekens in het bestand voor (zoals trema's, accenten en dergelijke)? Controleer dan ook dat het export-formaat in UTF8 is. Anders komen de vreemde tekens niet correct door.

Bepaald wat er geimporteerd moet worden

De eerste stap van de import-functie worden een aantal gegevens gevraagd.

Bestand: hier kan je het bestand CSV-bestand uploaden dat moet worden geimporteerd.
Scheidingskarakter: dit is het teken dat gebruikt worden als scheidingsteken tussen de velden in het CSV-bestand. Bij Excel is dit over het algemeen een puntkomma, bij andere softwarepakketten soms ook een ander teken.
Omsluitingskarakter: dit is het teken dat in het CSV bestand wordt gebruikt om de waardes binnen een veld te omsluiten indien deze ook een scheidingskarakter zou bevatten. Bij vrijwel alle exports die wij gezien wordt een aanhalingsteken " gebruikt.
Stuur e-mail met resultaat van de import: sommige imports kunnen lang duren. In dat geval wil je verder kunnen werken, zonder te hoeven wachten tot de import is afgelopen. Via dit vinkje wordt je per e-mail op de hoogte gehouden wanneer de import klaar is.
Data: hier geef je aan waar de gegevens in geimporteerd moeten worden. Dat kan een dataset zijn, maar ook een formulier. In welke velden welke gegevens komen volgt in de volgende stap.
Sla eerste X regels over: deze zorgt er voor dat de allereerste regel (die meestal de kolomnamen bevat) wordt overgeslagen. Zijn er meer regels om over te slaan, of wil je maar een deel van het bestand importeren? Dan kan je natuurlijk ook meer regels overslaan.
Maximaal aantal regels om te importeren is een aanvulling zodat je niet alles in een keer hoeft te importeren, maar eerst met een kleine hoeveelheid om te zien wat het effect is, en daarna pas het volledige bestand te importeren.

Deze eerste stap voert nog niet daadwerkelijk de import uit. Na doorklikken op 'Opslaan' wordt er nog niets geimporteerd, maar wordt alleen de eerste regel uit de csv uitgelezen (benodigd voor de volgende stap).

Kolommen koppelen aan de velden

Het bestand is nu geupload, en de doeltabel is bekend. De import-functie analyseert nu op basis van deze informatie welke velden in de CSV aanwezig zijn, en maakt het mogelijk om per veld uit de CSV aan te geven bij welk veld de gegevens geimporteerd moeten worden. Dat geeft veel vrijheid om data naar eigen inzicht te importeren.

De importmodule is in staat om zowel nieuwe gegevens toe te voegen, als bestaande gegevens bij te werken. Hiervoor hebben we de opdeling tussen zogenaamde "Ontdubbelvelden" en "Datavelden" gemaakt. Het label bij elk van deze velden is de kolomnaam uit de eerste regel v/d CSV. In het keuzelijstje staan vervolgens de beschikbare velden van het CMS waar naartoe kan worden geimporteerd.

Ontdubbelvelden zijn bedoeld om vooraf een controle te doen of een item met die waarde al bestaat. In ons voorbeeld is bijvoorbeeld een e-mailadres uniek bij een lijst met nieuwsbriefabbonnees, en we willen niet dat dezelfde persoon meerdere keren in de lijst voorkomt. Daarom markeren we "E-mailadres" als ontdubbelveld. Bij het importeren wordt een eventueel bestaand item met dat e-mailadres dan bijgewerkt in plaats van toegevoegd.
Datavelden worden gebruikt om aan te geven in welk veld de kolom moet worden geimporteerd. Het is mogelijk om dit veld leeg te laten, op dat moment wordt er niets met die kolom gedaan.

Optionele stap: verwijzingen naar datasets

Als er in een formulier gebruik wordt gemaakt van datasets (bijvoorbeeld een categorie bij een product), dan houdt de import-functie hier rekening mee. Als er velden worden geimporteerd die eigenlijk een link naar een dataset zijn, wordt een extra tussenstap getoond waarmee kan worden aangegeven hoe moet worden omgegaan met nieuwe verwijzingen.

Zo kan je bijvoorbeeld verwijzingen on the fly laten toevoegen als deze nog niet bestaan, maar ook het veld leeglaten als wordt verwezen naar iets wat niet bestaat. Het hangt van de toepassing af welke van de opties nuttig is. Bij een verwijzing naar een dataset voor Aanhef zou de meest logische optie zijn om alles te negeren wat afwijkt van de standaard "Dhr." en "Mevr.", terwijl bij een dataset voor categorieen juist nuttig zou zijn om de missende categorieen direct toe te voegen.

De import wordt nu uitgevoerd

Nu wordt de import uitgevoerd. Je kan wachten tot het resultaat wordt getoond, maar indien aangevinkt wordt ook een e-mail gestuurd nadat de import is afgerond. Het resultaat bevat informatie over het verloop van de import - hoeveel records er gelukt zijn, maar ook hoeveel records er mislukt zijn inclusief details over welke regel / kolom waar het mis is gegaan.

De import-functie is getest op CSV-bestanden met enkele megabytes aan gegevens. De tijd die het importeren duurt hangt erg af van de aard van de data, deze varieert meestal tussen de 100 en 200 regels per seconde.